La gestion commerciale, qu’est-ce que c’est ?
Quelle que soit la taille et l’activité d’une entreprise, la gestion de l’activité commerciale permet de suivre de manière méthodique les différentes étapes de la relation fournisseurs et de la relation clients, du premier contact prospect jusqu’au paiement final.
Face à un nombre croissant de transactions commerciales, une entreprise a tout intérêt à s’équiper d’un outil de gestion commerciale.
L’outil de gestion commerciale est un logiciel informatique qui permet d’automatiser les tâches liées à la vente et aux achats et d’enregistrer les données clients et fournisseurs.
Les logiciels de gestion commerciale existent sous différentes typologies de support : plateforme, application, Saas, Cloud selon les besoins de l’entreprise. Il peut s’acheter ou se louer sous la forme d’abonnement, seul ou au sein d’un ERP offrant d’autres modules tels que la comptabilité ou la gestion de la production.
Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion commerciale
Le spectre fonctionnel d’un logiciel de gestion commerciale est large. Il est donc important de définir les besoins de l’entreprise avant son installation car certaines fonctionnalités ne sont utiles que pour une certaine taille d’entreprise, d’autres peuvent être réservées à un métier précis.
Un logiciel de gestion commerciale est un outil stratégique pour l’entreprise. Il offre une vision en temps réel de la relation commerciale et une analyse détaillée de l’activité commerciale.
Il concentre des fonctionnalités paramétrables permettant de réaliser l’ensemble des démarches du processus d’achat et de vente d’un service ou d’un produit.
Les fonctionnalités les plus courantes sont :
- La création de pièce commerciale : factures d’achat ou de vente, devis, avoirs, bons de commande, bons de livraison…
- La gestion des stocks en fonction de leur entrée et de leur sortie, l’inventaire
- La gestion financière : règlement, suivi de paiement, en-cours
- La gestion de la relation client : données, prospection, suivi client, fidélisation
- Le suivi commercial et de la relation fournisseur : délais/retards de paiement, relance
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion commerciale ?
Un logiciel de gestion commerciale bien paramétré présente de nombreux atouts pour la gestion d’une entreprise.
En effet, il permet :
- Un gain de temps considérable et une amélioration de la productivité grâce à l’automatisation des tâches
- Un meilleur suivi des opérations (commandes, factures, relance de paiements…) et des stocks grâce à une vision précise et en temps réel sur les entrées et les sorties des stocks et sur le seuil critique du niveau des stocks
- Une plus grande circulation des informations entre les services
- Une meilleure analyse commerciale et anticipation des problèmes grâce aux statistiques (retard de paiement, récurrence des commandes, taux de réclamation…)
- Une meilleure connaissance et suivi des clients grâce à des fichiers complets et centralisés
Comment bien choisir son logiciel de gestion commerciale ?
Le marché de la gestion se compose de petits éditeurs capables de proposer des outils dédiés à un métier, comme de grands éditeurs offrant un vaste catalogue de solutions. Certaines solutions sont simplement paramétrables et d’autres sont totalement personnalisables pour répondre aux spécificités d’une entreprise.
S’orienter parmi les différentes offres des éditeurs de logiciels n’est pas une chose aisée. Pour bien choisir votre logiciel, vous devez vous poser les bonnes questions et définir précisément vos besoins.
Pour gagner du temps, nous vous conseillons de lister les informations utiles à votre choix :
- Définition de vos objectifs et de vos besoins
Avant toute chose, vous devez être au clair avec les objectifs fixés par l’entreprise car l’outil de gestion choisi devra vous permettre de les atteindre plus facilement. Pour cela, exprimez les points que vous souhaitez améliorer dans la gestion de votre entreprise et définissez les tâches ou les domaines fonctionnels auxquels ils s’appliquent. Exemple : Améliorer le délai d’envoi des commandes en réduisant le temps de gestion de commande de 12 heures.
L’adéquation entre votre logiciel et vos besoins est primordiale. En amont de votre projet, il vous faut lister les outils dont vous avez besoin au quotidien et ceux dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir. En face de chaque outil, détaillez les fonctionnalités que vous souhaitez utiliser en les priorisant.
- Evaluation du volume de données à traiter
La définition de vos besoins passe aussi par l’évaluation du volume de vos données. Tentez de renseigner les informations suivantes afin de mieux cerner le type d’outil dont vous avez besoin : nombre d’articles référencés, nombre de devis, de factures, de bons de commande, de fiches clients, de fiches fournisseurs gérés par mois ou à l’année.
- Capacité de votre infrastructure informatique actuelle et logiciels dont vous disposez déjà
Pour profiter pleinement de votre outil de gestion, vous devez vous assurer que votre système informatique est suffisamment performant. La mise à jour des postes doit être récente pour être certain de leur compatibilité avec le logiciel de gestion. Et la capacité de stockage de votre serveur doit être suffisante pour accueillir vos données si vous ne faîtes pas le choix de logiciels installés sur des serveurs distants.
Si vous possédez déjà des outils de gestion, il vous faut peut-être prévoir l’installation de connecteurs permettant l’échange des données d’un logiciel à l’autre.
- Le budget
Vous devez définir rapidement l’enveloppe budgétaire que vous êtes capables d’investir dans l’acquisition de votre future solution de gestion. Ce budget doit être proportionnel aux objectifs que vous vous êtes fixés et aux besoins que vous avez identifiés.
- L’éditeur de logiciel
Le choix peut s’opérer de lui-même une fois que vous avez listé les éléments vus précédemment, ou pas. Pour vous faciliter la tâche, n’hésitez pas à vous renseigner sur les références clients de l’éditeur, sur sa santé financière, sur les innovations à venir. Mais aussi, sur la satisfaction de vos confères envers leur propre équipement.
Le meilleur des logiciels de gestion commercial pour votre entreprise est celui qui répondra parfaitement à vos besoins, à votre mode de fonctionnement et à votre activité. Faire un mauvais choix d’outil de gestion pourrait avoir de graves conséquences sur la santé de votre entreprise. Il est parfois plus prudent de se faire accompagner par un intégrateur tel que Ma Solution Gestion qui saura analyser vos spécificités et vous accompagner méthodiquement dans le choix, l’installation et le paramétrage de votre solution de gestion commerciale. C’est souvent la condition sine qua non d’un déploiement réussi !