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La transformation numérique bouleverse les manières de communiquer, de s’informer et tout simplement, de travailler au sein des entreprises. Les Ressources Humaines n’échappent pas à cette révolution. L’impact de cette transformation sur les RH se manifeste notamment par la digitalisation des usages et des outils dans le but d’automatiser les processus et d’accroitre la performance.

Quels que soient la taille et le secteur d’activité d’une entreprise, le choix d’un Système d’Information des Ressources Humaines est une étape stratégique. Face à la multiplicité des solutions, il convient de bien définir ses besoins au préalable et de bien cerner les fonctionnalités que propose chacune d’elles.

Quels sont les avantages majeurs d’un SIRH ?

Les principaux avantages d’un SIRH portent sur la rationalisation des coûts, sur l’amélioration de la productivité et de la qualité de service des équipes RH ainsi que sur la communication au sein de l’entreprise.

  • Un gain de temps et de productivité

Grâce à l’automatisation de nombreuses fonctions basiques, comme l’édition des fiches de paie ou la gestion des plannings, les services RH bénéficient davantage de temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

  • Une centralisation des données

Le regroupement de nombreuses informations relatives aux ressources humaines (absence, note de frais, entretien annuel…) au sein du même système permet de limiter le risque d’erreur ou d’oubli.

  • Une amélioration du suivi

Les indicateurs qu’offrent les tableaux de bord et les outils de reporting d’un SIRH permettent aux Ressources Humaines d’avoir un suivi optimal de la gestion globale de l’entreprise, ce qui facilitent la prise de décision.

  • Un outil collaboratif

Avec un SIRH, les collaborateurs deviennent co-acteurs de la gestion administrative. Ils sont responsabilisés et autonomes pour, par exemple, poser des demandes de congés, saisir leur note de frais ou remplir leurs feuilles de temps directement en ligne. Un SIRH favorise aussi le partage d’information entre collègues grâce aux outils de communication interne. Ces nouveaux process libèrent du temps au service RH qui peut désormais consacrer son énergie à des tâches non-administratives.

Comment choisir son logiciel SIRH efficacement ?

Dès le début de votre réflexion sur l’acquisition d’un SIRH, il faut vous poser les bonnes questions. Pour votre prise de décision, nous vous conseillons de porter une attention toute particulière aux éléments suivants :

  • Cartographie de votre structure

Dans cette première phase, il faut définir l’ensemble des données structurelles de l’entreprise (structure hiérarchique, rôle des collaborateurs en lien direct avec les RH, type d’échanges entre services…) afin de cibler les acteurs qui seront impliqués dans la mise en place du SIRH. Ce travail permet aussi d’identifier les points forts et les points faibles des usages actuels ainsi que le rôle des outils utilisés.

  • Compilation des besoins de votre société

Dans cette seconde phase, il s’agit de recueillir l’avis des collaborateurs sur ce qui fonctionne dans les processus actuels et sur ce qui pourrait être amélioré ou créé. Les besoins vont pouvoir ainsi être identifiés et classés par ordre de priorités afin de définir les fonctionnalités que le logiciel SIRH devra impérativement proposer.

  • Solution progicielle ou Saas ?

Aujourd’hui, les SIRH sont proposés en deux modes :

– Les solutions progicielles : Dans cette forme d’utilisation, l’entreprise achète une licence, qui est un droit d’utilisation, pour une installation du logiciel SIRH sur un ou plusieurs ordinateurs en interne. Il est alors accessible seulement depuis le parc informatique de l’entreprise.

– Les solutions SaaS : Dans cette configuration, le logiciel est installé sur des serveurs à distance, le Cloud. L’entreprise paye un abonnement pour accéder à un service en ligne. L’avantage d’une telle solution est que les modules sont accessibles partout, tout le temps et depuis n’importe quel appareil.

  • Les types d’éditeur

Deux profils d’éditeurs se partagent le marché des SIRH. D’un côté, on trouve des éditeurs spécialisés qui ont développé des outils dédiés à la gestion de la paie et des ressources humaines. De l’autre, les éditeurs d’ERP qui consacrent à leur outil des modules à la paie et à la gestion des ressources humaines.

Le choix de l’éditeur peut s’opérer de lui-même (ou pas) une fois les fonctionnalités du SIRH listées. Pour vous faciliter la tâche, n’hésitez pas à vous renseigner sur les références clients de l’éditeur, sur sa santé financière, sur les innovations à venir. Mais aussi, sur la satisfaction de vos confères envers leur propre logiciel.

  • L’interconnexion des logiciels

Des connecteurs ont été développés par des sociétés spécialisées telle que My Solution Connect pour permettre aux SIRH de dialoguer avec d’autres logiciels présents dans l’entreprise. Cette interconnexion automatise le transfert des données entre les applications. Ce qui a pour conséquence directe un gain de temps important et une diminution des erreurs de saisie.

Le meilleur outil SIRH pour votre entreprise est celui qui répondra parfaitement à vos besoins, à votre mode de fonctionnement et à votre activité. Faire un mauvais choix de système pourrait avoir de graves conséquences sur la santé de votre entreprise. Il est parfois plus prudent de se faire accompagner par un intégrateur tel que Ma Solution Gestion qui saura analyser vos spécificités et vous accompagner méthodiquement dans le choix, l’installation et le paramétrage de votre solution.  C’est souvent la condition sine qua non d’un déploiement réussi !