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Par Denis Richier – Consultant en gestion de la paie chez Ma Solution Gestion

Pour prendre de bonnes décisions en matière de paie, les professionnels de la paie et des RH ont besoin d’outils sûrs, intuitifs, souples et conviviaux.

La pandémie de COVID-19 a eu pour effet de faire prendre conscience aux dirigeants de l’importance de la transformation digitale dans l’entreprise. Même si l’objectif de la paie a toujours été relativement simple (payer les employés d’une organisation avec précision et dans les temps), le domaine de la gestion de la paie n’échappe pas à l’accélération numérique.

Dans cet avis d’expert, je m’efforcerai d’aborder les derniers changements survenus dans l’industrie de la paie et ceux qui se profilent. Ainsi j’évoquerai :

  • L’avènement du cloud et ses bénéfices sur la sécurisation des données et sur la conformité réglementaire
  • L’automatisation et son impact sur le rôle des équipes RH et paie
  • Le rôle joué par l’Intelligence Artificielle (IA) dans la gestion de la paie de demain

L’avènement du cloud et ses bénéfices sur la sécurisation des données et sur la conformité réglementaire

Parmi les innovations actuelles du secteur de la paie, l’hébergement des solutions de gestion de la paie en mode SaaS (installation du logiciel sur les serveurs de l’éditeur) s’est largement fait sa place.

Désormais, il n’est plus nécessaire d’installer un logiciel de paie sur un poste de travail pour en bénéficier. Les solutions disponibles en ligne permettent d’accéder à un environnement de travail à n’importe quel moment et de n’importe quel endroit via une simple connexion internet.

Les applications et les données sont stockées sur des serveurs distants, puissants et sécurisés. Et cela offre un certain nombre d’avantages.

  • D’un point de vue organisationnelle

Les outils en ligne permettent de récupérer en temps réel les données attrait à la paie et d’y accéder immédiatement. Ce qui favorise la flexibilité et la réactivité des équipes RH et paie qui peuvent travailler à distance, à n’importe quelle heure et sur n’importe quel appareil (y compris un smartphone).

  • D’un point de vue de la sécurisation des données

Les services RH et paie détiennent des données confidentielles sur les collaborateurs d’une entreprise et d’autant plus depuis l’application de la loi sur le prélèvement à la source.

Ces données sont vulnérables quand elles sont transmises par courriers électronique ou stockées sur des serveurs locaux. Les technologies du cloud sont plus imperméables aux attaques informatiques ainsi qu’aux pratiques parfois frauduleuses de certains salariés. Elles permettent aux entreprises de bénéficier d’une meilleure protection des données. La dématérialisation des bulletins de paie, ainsi que la mise en place du coffre-fort électronique sont autant d’exemples concrets des vertus du cloud en gestion de la paie.

Le service informatique interne, par exemple, n’a plus accès aux données de paie, puisque le service RH et paie définit lui-même les droits d’accès.

  • D’un point de vue conformité réglementaire

Les solutions de gestion de la paie intègrent les conventions collectives qui sont automatiquement paramétrées pour être utilisées dans les documents sociaux. Dès qu’une modification légale intervient dans une convention ou hors convention, elle est répercutée dans les paramétrages. Ce qui assure aux entreprises d’être toujours en conformité avec la réglementation. Ces mises à jour sont effectuées de nuit, le service reste donc totalement opérationnel aux heures de bureau.

L’automatisation et son impact sur le rôle des équipes RH et paie

La gestion de la paie oblige les entreprises à travailler avec de grandes quantités de données entraînant parfois du travail de saisie manuelle redondante des données et une coordination fastidieuse entre les collaborateurs.

Les éditeurs de logiciels proposent désormais des solutions dont la promesse est de rendre la paie facile à produire grâce à l’automatisation des tâches.

Avant de s’en équiper, les professionnels de la paie doivent identifier les besoins de leur organisation et déterminer quelles tâches stratégiques nécessitent une intervention humaine et quelles tâches manuelles peuvent être automatisées.

L’automatisation des tâches permet à la fois de réduire les risques d’erreur humaine ; d’améliorer la collecte et l’analyse de données ; d’augmenter l’efficacité des processus de paie. Elle est idéale dans les situations dont les résultats sont simples, répétitifs et prévisibles comme l’élaboration des bulletins de paie, le paiement des salaires ou les déclarations de charges sociales.

En utilisant des interfaces de programmation d’applications (API), il est possible de planifier des transferts de données automatiques entre les systèmes d’administration de l’entreprise pour réduire davantage le temps de traitement de la paie.

L’automatisation n’est pas à craindre. Elle ne remplacera pas les responsables de paie mais leur permettra de consacrer moins de temps à des tâches répétitives en confiant les processus manuels à des outils automatisés. Une utilisation efficace de ces programmes permet aux responsables de la paie d’optimiser leur temps et d’effectuer des actions à plus forte valeur ajoutée telles que la réflexion stratégique, le conseil ou encore des relations humaines.

Par exemple, le responsable de paie peut se rendre plus disponible pour des missions de proximité auprès des collaborateurs.

Grâce à l’analyse des données, le responsable de paie peut formuler des stratégies liées à l’emploi, au suivi des collaborateurs ou à leur revalorisation.

Ainsi, avec l’automatisation des flux de données, le responsable de paie passe d’un rôle d’opérateur de saisie à celui de contrôleur des données et de spécialiste de l’analyse du personnel.

Quel rôle jouera l’Intelligence Artificielle (IA) dans la gestion de la paie demain ?

L’intelligence artificielle (IA) est un ensemble d’algorithmes conférant à une machine des capacités d’analyse et de décision lui permettant de s’adapter intelligemment aux situations en faisant des prédictions à partir de données déjà acquises.

L’IA a le potentiel de transformer la gestion de la paie en une fonction stratégique à valeur ajoutée en permettant à une organisation de tirer parti de renseignements fondés sur les données et ainsi de trouver des solutions originales et efficaces pour répondre aux futurs besoins chez les professionnels de la paie.

Il y a trois grandes tendances à surveiller en matière de gestion de la paie, où l’IA joue un rôle primordial :

  • L’identification des erreurs

Les algorithmes sont beaucoup plus rapides que les humains. A l’avenir, en utilisant l’historique des données relatives à la paie, l’Intelligence Artificielle aidera à détecter les erreurs potentielles avant qu’elles ne surviennent. Ce peut être une anomalie sur les heures saisies par les employés qui pourra être corrigée de façon autonome, sans perturber les processus de gestion de la paie.

  • L’amélioration de l’équité salariale

L’Intelligence Artificielle va permettre d’analyser les données relatives à la paie des salariés d’une entreprise afin de détecter tout écart salarial fondé sur le sexe par exemple. Ces vérifications vont favoriser la lutte contre les discriminations et aider les employeurs à mieux comprendre la source des éventuelles disparités qui peuvent exister au sein de leur organisation sur les promotions ou les primes de départ par exemple.

L’IA va aussi aider les entreprises à effectuer des analyses comparatives en se fondant sur les données du marché du travail pour ainsi être en mesure de prendre des décisions plus équitables en matière de rémunération.

  • L’optimisation de la prise de décision

L’Intelligence Artificielle va doter les dirigeants de renseignements plus nombreux et plus fiables pour leur permettre d’interpréter plus facilement les données relatives à la paie et de prendre des décisions plus stratégiques au sujet de leur organisation.

Ainsi, en plus d’accroître l’efficacité du traitement des données, l’IA va permettre de prédire le rendement des activités de gestion de la paie et de rationaliser les processus décisionnels afin de générer davantage de valeur opérationnelle.

La transformation digitale et l’innovation en matière de paie sont prometteuses. Nous l’avons vu, en optimisant les fonctionnalités des logiciels au sein des services des RH et de la paie, les entreprises peuvent prendre des décisions plus éclairées et manager de façon plus intelligente et plus moderne.

Même si l’avenir de la technologie de la paie peut sembler rude pour les gestionnaires de paie, ces derniers doivent avoir conscience que l’utilisation des nouvelles technologies aidera les équipes de RH et de paie à élargir leur rôle et ainsi à s’épanouir professionnellement grâce à l’accès à des fonctions beaucoup plus stratégiques pour l’organisation.

A propos de Denis Richier :

Denis RICHIER est un Consultant spécialisé en gestion de la paie et certifié Sage depuis une vingtaine d’année. Il conseille et aide au choix de la solution de gestion la mieux adaptée à l’entreprise ; coordonne son installation et son paramétrage, et assure la formation des utilisateurs.

Ses compétences techniques portent sur la paie, le reporting et l’échange de données entre les applications.

Sa devise : Sans ordre, rien ne peut exister – sans chaos, rien ne peut évoluer (Oscar Wilde)

Avis d’expert à télécharger ici