Avec la généralisation du télétravail, la gestion des frais professionnels s’affirme comme l’un des grands enjeux de l’année, tant d’un point de vue comptable et RH qu’au niveau stratégique. Pour le relever, un levier se veut désormais incontournable : la dématérialisation.
Une tâche plus complexe avec l’avènement du télétravail
Avec la crise sanitaire, la pratique du télétravail s’est intensifiée. Ce mode d’organisation est venu complexifier davantage la gestion des notes de frais.
Voici quelques effets négatifs provoqués par le travail à distance sur le suivi des notes de frais :
- Nouveaux types de frais à rembourser : matériel de bureau, équipement, factures énergétiques… ;
- Accroissement du temps de traitement en raison des difficultés à fournir les justificatifs à distance ;
- Risque d’erreurs et de perte des justificatifs plus important, principalement à cause des échanges avec le service comptabilité rendus plus difficiles ;
- Sentiment d’impunité renforcé pouvant amener les salariés à frauder plus qu’à l’accoutumée.
Dans ce contexte, il existe un levier indispensable pour faciliter le pilotage des notes de frais : la dématérialisation.
La dématérialisation, levier d’optimisation des notes de frais
L’acquisition d’un outil de note de frais, via la dématérialisation des justificatifs de frais et l’automatisation des tâches qu’il offre, permet d’optimiser trois facettes de l’activité :
- Le pilotage managérial
Avec la dématérialisation des frais professionnels, la gestion managériale des notes de frais se veut plus souple et mieux contrôlée.
Côté collaborateur, celui-ci peut désormais photographier ses justificatifs via son smartphone ou sa tablette, avant de les transmettre de manière sécurisée au format numérique, éventuellement accompagnés de commentaires. En plus de garantir l’autonomie du salarié, ce procédé permet une gestion des notes de frais au jour le jour, limitant le risque d’oubli ou d’erreur et réduisant le délai de remboursement.
Côté manager, la validation des notes de frais est simplifiée grâce à la réception d’alerte email et à l’accès à l’historique de suivi des demandes effectuées par un service ou une personne.
La relation entre collaborateur et manager s’en trouve apaisée car le salarié peut suivre en temps réel l’avancement de sa demande de remboursement. Et en cas de doute, il peut contacter le gestionnaire des notes de frais via son outil afin de lui poser ses questions
- La gestion comptable
L’automatisation de la gestion des notes de frais permet de simplifier la fonction comptable et de limiter le risque d’erreur et de fraude.
Par exemple, une fois envoyées par les collaborateurs et validées par le gestionnaire des notes de frais, les demandes de remboursement peuvent être automatiquement comptabilisées et associées aux écritures comptables correspondantes, ce qui réduit les erreurs de saisie et offre la possibilité à l’entreprise d’avoir vision complète et en temps réel de sa trésorerie.
Les erreurs commises par le salarié (doublons, dépenses non éligibles…) seront, elles, détectées automatiquement et une alerte pourra lui être adressée.
Le stockage des justificatifs au format numérique permet quant à lui de sécuriser les données mais aussi de réduire le risque de perte d’informations. Ainsi, en cas de contrôle interne ou de contrôle fiscal, l’identification d’une note de frais particulière se fait plus facilement, notamment grâce à une recherche possible par mots-clés.
- La prise de décisions
Grâce aux paramétrages autorisés et aux données des outils dédiés, la dématérialisation des frais professionnels constitue aussi une aide précieuse à la prise de décisions stratégiques.
Les outils de gestion des notes, via des fonctionnalités intelligentes de reporting offrent la possibilité à l’employeur de consulter les dépenses, les analyser et les croiser selon de nombreux critères afin de mieux en comprendre la répartition et, si nécessaire, de modifier sa politique de frais professionnels. Ce meilleur contrôle des dépenses permet ainsi d’éviter les excès et de mieux anticiper les frais qu’un projet pourra occasionner.
Le marché des solutions de gestion des notes de frais regorge de logiciels. Suivant le contexte dans lequel évolue votre entreprise, certaines fonctionnalités auront plus ou moins d’importance mais les objectifs restent les mêmes : mieux contrôler ce que vous allez rembourser et simplifier le traitement des pièces par le collaborateur comme par le service RH ou comptable.
Le meilleur outil pour votre entreprise est celui qui répondra parfaitement à vos besoins, à votre mode de fonctionnement et à votre activité. Faire un mauvais choix de système pourrait avoir de graves conséquences sur la santé de votre entreprise. Il est parfois plus prudent de se faire accompagner par un intégrateur tel que Ma Solution Gestion qui saura analyser vos spécificités et vous accompagner méthodiquement dans le choix, l’installation et le paramétrage de votre solution. C’est souvent la condition sine qua non d’un déploiement réussi !