Un coffre-fort numérique est une solution dématérialisée de classement et de stockage de bulletins de paie et de documents partagés avec les salariés.
Le coffre-fort électronique ne manque pas d’avantages aussi bien pour l’entreprise que pour les salariés.
Le traitement des données
En centralisant en ligne les informations concernant les salariés, le coffre-fort digital simplifie le traitement des données et la distribution des bulletins de paie grâce à un procédé automatisé. De plus, les échanges entre le service RH, les collaborateurs et l’URSSAF s’en trouvent facilités.
La conformité
Les normes du Règlement Général sur la Protection des Données imposent aux entreprises de distribuer les bulletins de paie via un moyen sécurisé, sous peine de sanctions pénales. Le coffre-fort numérique assure à toute entreprise qui en détient d’être en conformité avec ces exigences.
L’accessibilité
Avec un coffre-fort numérique, les salariés accèdent instantanément à leurs bulletins de paie sous forme électronique via un espace sécurisé, et ce, pour une durée minimale de 50 ans. Et même quand ces derniers ont quitté l’entreprise.
La sécurité
Contrairement à l’envoi de bulletin par email ou par voie postale, le coffre-fort digital garantit une parfaite confidentialité des données grâce à l’espace sécurisé mis à la disposition du salarié.
La diminution des coûts de traitement
Le coffre-fort numérique permet de diminuer les coûts de gestion de l’entreprise en supprimant l’impression des bulletins et les frais postaux pour leur envoi.