Un coffre-fort numérique, aussi appelé coffre-fort électronique, est une solution dématérialisée utile à la sécurisation, le stockage, le classement, la centralisation et la consultation de fichiers numériques sensibles partagés avec les salariés. Il peut s’agir de fiches de paie, de documents administratifs, de contrats, etc.
Le coffre-fort numérique ne manque pas d’avantages aussi bien pour l’entreprise que pour les collaborateurs.
La simplification du traitement des données
En centralisant en ligne les informations concernant les salariés, le coffre-fort numérique simplifie le traitement des données et la distribution des bulletins de paie grâce à un procédé automatisé. De plus, les échanges entre les ressources humaines et les collaborateurs s’en trouvent facilités.
La mise en conformité
Les normes du Règlement Général sur la Protection des Données imposent aux entreprises de distribuer les bulletins de paie via un moyen sécurisé, sous peine de sanctions pénales. Le coffre-fort numérique assure à toute entreprise qui en détient d’être en conformité avec ces obligations légales.
L’accessibilité aux données
Avec un coffre-fort digital, les salariés gagnent en autonomie et accèdent instantanément à leurs bulletins de paie sous forme électronique via un espace sécurisé, et ce, pour une durée minimale de 50 ans. Et même quand ces derniers ont quitté l’entreprise !
La sécurisation des documents
Contrairement à l’envoi de bulletin par email ou par voie postale, le coffre-fort électronique garantit une parfaite confidentialité des données grâce à l’espace sécurisé mis à la disposition du salarié.
La diminution des coûts de traitement
Le coffre-fort numérique permet de diminuer les coûts de gestion de l’entreprise en supprimant l’impression des bulletins et les frais postaux pour leur envoi. Mais aussi grâce à l’automatisation de certaines tâches.
L’alternative écologique
La dématérialisation des bulletins de paie et autres documents RH réduit l’empreinte écologique des entreprises puisqu’elles n’ont plus besoin d’imprimer de grandes quantités de papier.
Le meilleur coffre-fort numérique pour votre entreprise est celui qui répondra parfaitement à vos besoins. Ma Solution Gestion saura vous accompagner dans l’acquisition d’un outil paramétré selon vos spécificités.