Un bon d’intervention génère forcément des tâches administratives pour son traitement. Sa saisie requiert un certain nombre d’étapes à suivre avec parfois leur lot de difficultés.
La collecte des bons
La collecte des bons d’intervention ne se fait pas forcément quotidiennement. Quand un technicien dépose ses bons au bureau, c’est une masse de travail importante qui arrive et autant de décalage de facturation.
La saisie des bons
La saisie des bons est facteur d’erreur car la personne qui en a la charge doit déchiffrer et comprendre les écrits du technicien. Des compétences techniques sont donc nécessaires.
De plus, cette tâche consiste à refaire un travail déjà fait. La conséquence en est une perte de temps pour un collaborateur qui pourrait se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Le contrôle des bons pour facturation
La saisie du bon ne consiste pas juste à recopier le rapport. Il faut contrôler les éléments facturables. Si on ne dispose pas d’un outil dédié, il faut vérifier manuellement les informations de garantie et de contrats pour savoir si l’intervention, la main d’œuvre ou les pièces remplacées doivent être facturées ou non. Il faut également intégrer les temps passés (forfait ou réel) ainsi que les frais de déplacement liés (repas, carburant, péage, etc.). Une fois tous les éléments contrôlés, la facturation peut être réalisée.
Combien coûte le traitement des bons d’intervention sur une année ?
Pour une entreprise disposant de trois techniciens, qui chacun réaliserait 3 bons d’intervention par jour, soit 2 250 bons d’intervention par an et d’une assistante de direction rémunérée 15,71€ de l’heure qui consacrerait 15 minutes par bon, l’ERP français Codial a évalué à près de 9 000€ le coût de ressaisie des bons d’intervention sur une année.
L’application CodialMobile Interventions
L’application CodialMobile Interventions offre de nombreux atouts pour faciliter le travail sur le terrain et réduire les tâches administratives afférentes :
– Plus de réactivité : la transmission est immédiate dès que le technicien valide le bon.
– Plus de fiabilité : le rapport signé du client est transmis immédiatement et sans erreurs à la centrale Codial. Aussi, il peut être envoyé en copie par email au client immédiatement.
– Pas de contrôle du contrat et de la garantie pour vérifier les éléments facturables : le bon d’intervention dans CodialMobile est en lien avec le parc client et le contrat client. Les éléments de garantie sont automatiquement renseignés. Les éléments facturables ou inclus dans l’opération de SAV sont intégrés dès la création du bon.
– Pas de ressaisie dans le logiciel comptable : Codial s’interface avec la grande majorité des logiciels de comptabilité pour transférer facilement la facture client.
– Une rentabilité immédiate : En repartant de l’exemple de l’entreprise ci-dessus, l’acquisition de CodialMobile Interventions permettrait à cette dernière de gagner 7 793€ de temps administratif, une fois l’abonnement de l’application déduit.