Toute entreprise a l’obligation de tenir une comptabilité. La gestion de la comptabilité va permettre à l’entreprise d’avoir une visibilité optimale sur sa trésorerie et de faire les bons choix commerciaux et financiers. L’acquisition et l’utilisation d’un logiciel de comptabilité va favoriser cette démarche.
Un logiciel de comptabilité, qu’est-ce que c’est ?
Un logiciel de comptabilité est un outil informatique qui aide l’entreprise à respecter ses obligations en matière de comptabilité et qui permet à celle-ci de réaliser l’ensemble de ses tâches comptables. La force de cet outil réside dans sa capacité à enregistrer et centraliser toutes les données utiles à la tenue d’une comptabilité ainsi qu’à automatiser des opérations de comptabilité.
Le logiciel de comptabilité répond aux besoins d’établissement de documents commerciaux (devis, bons de commande, bon de livraison, facture d’acompte…) et de comptabilité générale (budgets, entrées-sorties…).
Quels sont les avantages d’un logiciel de comptabilité ?
Les logiciels de comptabilité apportent des avantages en termes de productivité mais aussi, ils simplifient de manière conséquente une partie de la comptabilité d’une entreprise.
- Un gain de temps et de productivité considérable dans le traitement des opérations quotidiennes
Les opérations se feront plus efficacement grâce à l’automatisation des tâches de saisie comptable et de récolte des justificatifs et grâce au pré-remplissage des feuilles, factures et devis.
- Une anticipation
Les outils statistiques et de reporting proposés dans les logiciels permettent de garder un œil permanent sur la trésorerie et les finances de l’entreprise. Les systèmes de relances et d’alertes facilitent le pilotage des activités et offre la possibilité de prévoir les divers mouvements de fonds.
- Un risque d’erreur diminué et une conformité à la réglementation en vigueur
Un logiciel de comptabilité réduit considérablement les erreurs de doublons ou de mauvaise saisie. De plus, un logiciel mis à jour intègre toutes les évolutions légales et fonctionnelles. L’assurance pour l’utilisateur de produire un travail toujours conforme à la réglementation.
- Une plus grande collaboration entre les services
La centralisation des données au sein d’un même outil favorise la circulation des informations et la répartition des tâches entre collaborateurs.
- Une sécurité accrue
Selon les accès qu’on y crée, un logiciel comptable peut être un vrai coffre-fort. Les données y sont mieux protégées et les risques de pratiques frauduleuses de certains salariés en sont limités.
Comment choisir son logiciel de comptabilité ?
Tout d’abord, il est bon de préciser qu’il existe deux types de logiciels : les logiciels en ligne (SaaS) et les logiciels « on premise ». Les usages actuels tendent à s’éloigner de cette dernière version pour aller de plus en plus vers les outils en ligne grâce aux avantages qu’ils procurent. A consulter dans un précédent article.
Il existe une offre conséquente en matière de logiciel de comptabilité. Pour bien choisir votre logiciel, vous devez vous poser les bonnes questions et définir précisément vos besoins en comptabilité.
Pour votre prise de décision, nous vous conseillons de porter une attention toute particulière aux critères de choix suivants :
- Le statut juridique, la taille et l’activité de votre entreprise
Le statut juridique de votre entreprise a un impact direct sur vos obligations comptables. Les fonctionnalités des logiciels de comptabilité doivent s’adapter à ces obligations.
La taille de votre entreprise et son secteur d’activité sont aussi des critères importants pour identifier les fonctionnalités que devra proposer le logiciel afin de répondre au mieux à vos besoins spécifiques.
- Les besoins en fonctionnalités
Etablir une liste précise des fonctionnalités incontournables pour votre activité comptable vous permettra de sélectionner uniquement les logiciels qui sont adaptés à vos besoins.
Parmi les fonctionnalités courantes qui peuvent faire la différence dans votre choix de logiciel, nous pouvons citer :
– Création et suivi des factures clients, des devis, des bons de commande,
– Création de tableaux de bord personnalisés,
– Suivi budgétaire,
– Suivi des règlements clients et fournisseurs,
– Enregistrement des factures d’achats et des autres dépenses,
– Gestion de la TVA et envoi des déclarations,
– Synchronisation des comptes bancaires avec la comptabilité,
– Enregistrement automatique des factures de vente en comptabilité,
– Édition du fichier des écritures comptables,
– Édition des livres comptables,
– Édition des comptes annuels
– Export des données issues de la comptabilité en format exploitable par l’expert-comptable,
– Comptabilité analytique,
Réfléchissez donc bien à l’étendue de vos besoins actuels et à venir.
- Nombre d’utilisateurs et compétences technique
Le nombre d’utilisateurs va déterminer le nombre de licence ou d’abonnement utiles.
Vous devez aussi évaluer le niveau de compétence technique des utilisateurs en prévision d’un besoin de formation si ces derniers ne parviennent pas à maîtriser correctement le logiciel à son installation. Puis vous devez étudier l’éventuel besoin de support dans le temps. Il s’agit d’un autre point important afin de pouvoir bénéficier d’une assistance pour résoudre les problèmes et les blocages des utilisateurs.
- Type de logiciel
Vous avez le choix entre un logiciel à installer sur votre ordinateur ou une application hébergée sur une serveur à distance.
Les logiciels de comptabilité en ligne ont l’avantage d’être mis à jour automatiquement et d’être utilisés partout. Les logiciels à télécharger sur votre poste possèdent eux une profondeur fonctionnelle très importante.
- L’éditeur de logiciel
Le choix peut s’opérer de lui-même une fois que vous avez listé les éléments vus précédemment, ou pas. Pour vous faciliter la tâche, n’hésitez pas à vous renseigner sur les références clients de l’éditeur, sur sa santé financière, sur les innovations à venir. Mais aussi, sur la satisfaction de vos confères envers leur propre équipement.
- Budget
Vous devez définir rapidement l’enveloppe budgétaire que vous êtes capables d’investir dans l’acquisition de votre futur logiciel comptable.
Le coût d’un logiciel de comptabilité varie en fonction des besoins de l’entreprise. En toute logique, plus ce dernier sera complet, personnalisé et permettra de gérer des projets d’envergues, plus son prix sera élevé.
Le meilleur des logiciels de comptabilité pour votre entreprise est celui qui répondra parfaitement à vos besoins, à votre mode de fonctionnement et à votre activité. Faire un mauvais choix d’outil de comptabilité pourrait avoir de graves conséquences sur la santé de votre entreprise. Il est parfois plus prudent de se faire accompagner par un intégrateur tel que Ma Solution Gestion qui saura analyser vos spécificités et vous accompagner méthodiquement dans le choix, l’installation et le paramétrage de votre solution. C’est souvent la condition sine qua non d’un déploiement réussi !