Céline LAINÉ, comptable chez Médiaction Expertises partage ici son expérience utilisateur sur la solution de gestion de note de frais Cleemy de l’éditeur Lucca et sur l’accompagnement de Ma Solution Gestion.
Quel était le besoin initial exprimé ?
Quand je suis arrivée dans la société en 2019, la gestion des notes de frais n’était pas optimisée. Nous avons notre siège social à Rouen mais nos salariés se trouvent sur plusieurs sites en France (Rennes, Besançon, Carcassonne etc…).
A l’époque, nos coordinateurs avaient, pour gérer les dépenses relatives à leurs sites, une avance sur frais qui leur était versée sur leurs comptes personnels.
Pour se faire rembourser, il fallait qu’ils envoient une note de frais papier avec les originaux des factures au siège. Le délai de traitement était donc long. Il arrivait que les enveloppes se perdent en route et du coup, nous n’avions plus de justificatifs pour faire le remboursement.
De plus, nos salariés avaient du mal à comprendre le principe de l’avance. Les mouvements étant fait sur leurs comptes bancaires personnels, ils pensaient que les dépenses étaient faites avec leur argent. Et quand ils quittaient la société, ils ne saisissaient pas toujours bien pourquoi la société récupérait cette avance.
L’autre point qui posait problème était le traitement et le stockage de toutes ces « petites » factures, tickets de carte bancaire…
Nous avons donc souhaité trouver un logiciel permettant de communiquer plus facilement avec nos salariés sur toute la France, de ne plus avoir à stocker ces papiers et de gagner du temps de traitement.
Quelle solution a été trouvée ?
Détenant déjà notre logiciel Sage Comptabilité via Ma Solution Gestion, nous avons contacté son commercial Jérémy Leblond, pour savoir s’il existait un logiciel répondant à nos besoins, et en capacité d’être relié à Sage pour gagner du temps de comptabilisation.
Début 2020, notre choix s’est orienté vers la solution Cleemy Notes de frais de Lucca.
Nous avons pris l’option de stockage à valeur probante pour archiver nos justificatifs et ne plus avoir de papiers qui « voyagent ».
Lucca nous sert sur 3 points :
- Tout d’abord, les cartes bancaires de nos deux dirigeants sont raccordées à la solution Cleemy Notes de frais. Les dépenses remontent automatiquement sur l’application, il n’y a plus qu’à rattacher les justificatifs.
- Puis, pour nos coordinateurs, nous avons pris des cartes Cleemy maintenant reliées à un compte SWAN que nous devons approvisionner. Même principe, les dépenses remontent automatiquement et il n’y a plus qu’à rattacher les justificatifs.
- Et enfin, la solution de chez Lucca nous permet de gérer le remboursement des vêtements de travail de nos agents. Nous avons une procédure pour le remboursement des vêtements de travail que nous transmettons à chaque nouveau salarié et qui a été paramétré dans l’outil Cleemy. Cela nous permet de gérer des plafonds de remboursement tant sur le montant que sur la période. Ainsi, les salariés achètent leurs tenues, déposent les factures sur leur compte Cleemy et après une vérification qui se fait sur deux niveaux (le coordinateur du site et le siège), nous les remboursons par virement bancaire.
Quels sont les bénéfices de la solution Cleemy notes de frais ?
Nos coordinateurs apprécient d’avoir une carte dite de « société » qui soit bien séparée de leurs comptes personnels.
Désormais, les échanges sont plus faciles et se font plus rapidement.
De notre côté, nous gardons la main puisque nous pouvons voir quasi en temps réel les dépenses effectuées via Cleemy paiement. Nous pouvons rapidement ajuster les plafonds des cartes en fonction des besoins.
Et au niveau comptable, nous gagnons en fiabilité et en temps de traitement.