Pour les petites, moyennes ou grandes entreprises, l’édition mensuelle de bulletins de salaire n’est pas une mince affaire. En effet, selon les ressources matérielles et humaines dédiées aux tâches afférentes à cette activité, la gestion des bulletins de paie peut vite devenir fastidieuse et donc, chronophage.
Toutefois, des solutions existent pour simplifier le traitement de sa paie.
Examinons-les !
Logiciel de paie, qu’en attendre ?
La gestion des bulletins de paie peut être réalisée en interne. Pour une entreprise, cela nécessite de s’équiper d’un logiciel de gestion de la paie paramétré selon les spécificités de son métier.
Un logiciel de gestion de paie présente de nombreux avantages pour une entreprise :
- Gain de temps et de productivité grâce à l’automatisation des déclarations, des calculs de paie et grâce au transfert des écritures vers la comptabilité.
Les éditeurs de logiciels proposent désormais des solutions dont la promesse est de rendre la paie facile à produire grâce à l’automatisation des tâches.
L’automatisation des tâches permet à la fois de réduire les risques d’erreur humaine ; d’améliorer la collecte et l’analyse de données ; d’augmenter l’efficacité des processus de paie. Elle est idéale dans les situations dont les résultats sont simples, répétitifs et prévisibles comme l’élaboration et l’envoi des bulletins de paie, le paiement par virement automatique des salaires ou les déclarations de charges sociales.
En utilisant des interfaces de programmation d’applications (API), il est possible de planifier des transferts de données automatiques entre les systèmes d’administration de l’entreprise pour réduire davantage le temps de traitement de la paie.
- Conformité légale et sociale
Les logiciels de paie intègre nativement les conventions collectives et les classifications métiers. Grâce à la veille sociale des éditeurs, l’utilisateur bénéficie des mises à jour régulières des règles légales et conventionnelles afin d’être toujours conforme à la règlementation en vigueur.
Ainsi, les DSN se calculent automatiquement et les télédéclarations des DPAE, DSN mensuelles et DSN de signalement pour chaque événement (arrêt maladie, départ d’un salarié…) en sont simplifiées et sécurisées.
- Dématérialisation, traçabilité et sécurisation des bulletins de paie
Depuis 2017, le bulletin de paie électronique est devenu la norme. Ainsi, si un salarié veut recevoir son bulletin de salaire en version papier, il doit en faire la demande à son employeur.
Pour garantir la conservation et la sécurité des données, les entreprises peuvent avoir recours au coffre-fort numérique qui ne manque pas d’avantages aussi bien pour l’entreprise que pour les collaborateurs. Un coffre-fort numérique permet le stockage, la sauvegarde, l’archivage, le classement et la conservation de documents et de données sensibles telles que les bulletins de paie, dans le respect des normes et des exigences du RGPD.
En centralisant en ligne les informations concernant les salariés, le coffre-fort numérique simplifie le traitement des données et la distribution des bulletins de paie grâce à un procédé automatisé. De plus, les échanges entre les ressources humaines et les collaborateurs s’en trouvent facilités.
Le recours à un logiciel en ligne
Parmi les innovations actuelles du secteur de la paie, l’hébergement des solutions de gestion de la paie en mode SaaS (installation du logiciel sur les serveurs de l’éditeur) s’est largement fait sa place.
Désormais, il n’est plus nécessaire d’installer un logiciel de paie sur un poste de travail pour en bénéficier. Une souscription à un abonnement suffit.
Opter pour une solution en ligne de paie offre un certain nombre d’avantages.
- L’accessibilité
Les solutions disponibles en ligne permettent d’accéder à un environnement de travail à tout moment, de n’importe quel endroit et sur tous supports, via une simple connexion internet.
- La sécurité des données
Les applications et les données sont stockées sur les serveurs distants, puissants et sécurisés de l’éditeur.
- L’évolutivité
La mise à jour des conventions collectives se fait automatiquement. L’entreprise n’a plus à réaliser elle-même les nouveaux paramétrages de son logiciel lorsqu’interviennent des changements de taux horaire pour le Smic ou l’entrée en vigueur d’une modification dans la convention collective par exemple. Elle est donc assurée d’être toujours en conformité avec la réglementation.
Externaliser la gestion des bulletins de paie
Une société peut confier la gestion de ses bulletins de paie à une entreprise de sous-traitance de la paie. C’est ce qu’on appelle l’externalisation de la paie.
L’externalisation de la paie est dite « totale » lorsque que la totalité des opérations liées à la gestion courante de la paie des salariés est confiée à une société externe.
L’externalisation de la paie est dite « partielle » lorsqu’un prestataire externe met à la disposition d’une entreprise un accès à un logiciel de gestion pour la saisie de ses variables de paie et lui fournit des prestations complémentaires.
Chaque entreprise déterminera le niveau d’externalisation adapté à ses besoins.
Les principaux bénéfices d’une externalisation de sa paie sont à découvrir ici