Quel que soit le type d’entretien (annuel, professionnel, retour de congés maladie, fin de mission, revue d’objectifs…), cet exercice est souvent considéré par les collaborateurs au mieux comme une perte de temps, au pire comme un puissant élément de démotivation.
Pourtant, s’il est bien mené, l’entretien annuel d’évaluation peut devenir un moment clé pour le développement et l’engagement de vos collaborateurs, et vous permettre de mieux gérer collectivement vos objectifs stratégiques.
Les bonnes pratiques pour améliorer ses campagnes d’entretien annuel d’évaluation
L’entretien annuel d’évaluation est un moment d’échange entre le manager et le collaborateur, qui permet de faire le bilan de l’année écoulée et de se projeter sur l’année à venir.
Vous pensez peut-être que votre campagne d’entretien est bien rodée. Mais appliquez-vous les bonnes méthodes ?
Voici quelques billes vous permettant d’améliorer vos campagnes d’entretien annuel et d’engager vos équipes pour atteindre les objectifs de votre entreprise.
- L’entretien annuel d’évaluation ne doit aborder qu’un seul sujet : le développement du collaborateur
Consacrez l’entretien d’évaluation à un seul sujet, celui du développement du collaborateur : la performance globale, la projection de carrière dans l’entreprise et la formation. Ce n’est pas le moment de faire des retours sur des événements qui auraient dû faire l’objet d’un feedback immédiat.
- Ne parlez pas de rémunération lors de l’entretien annuel d’évaluation
L’entretien annuel devrait être le moment d’un dialogue apaisé. Aborder le sujet de la rémunération à cette occasion risque de détourner la conversation de son objectif premier et de générer des postures soit agressives, soit défensives.
- Définissez des objectifs
Il convient d’indiquer concrètement comment les objectifs fixés vont devoir être atteints, et idéalement à quel pourcentage de réalisation correspond chacun d’eux.
Nota : Il faut séparer les entretiens annuels des revues d’objectifs qui nécessitent une plus grande fréquence (mensuelle ou trimestrielle) pour permettre d’aligner les contributions individuelles avec la vision stratégique de l’entreprise.
- Donnez la possibilité aux collaborateurs de proposer eux-mêmes leurs objectifs
Un collaborateur sera davantage impliqué en fixant ses propres objectifs. Ainsi, le manager fixe la direction générale et un certain nombre d’objectifs d’équipe. Les collaborateurs eux, proposent des objectifs individuels en lien avec cette direction.
- Définissez des objectifs collectifs pour stimuler la performance individuelle
Les objectifs collectifs stimulent la cohésion et sont un moyen de communication pour les managers. Ils offrent de la visibilité sur la contribution de chacun des membres et leur permettent de mieux travailler ensemble.
- Faites remplir à vos collaborateurs un formulaire d’auto-évaluation
Dans le cycle de vos entretiens annuels, intégrez des questions ouvertes en première partie de votre trame permettant au collaborateur d’identifier ses forces sur lesquels capitaliser et ses difficultés rencontrées durant l’année écoulée.
- Synthétisez l’entretien avec une évaluation globale
Le système d’évaluation, et ce à quoi il sert, doivent être communiqués et expliqués à tous avant le lancement de la campagne. La notation globale a un côté subjectif. Cet inconvénient est fortement atténué par la mise en place d’une évaluation collégiale regroupant les collègues et les managers ayant collaboré avec le salarié évalué, et par l’application d’une note selon l’échelle suivante : A = Supérieur aux attentes sur tous les points ; B = Supérieur aux attentes sur certains points ; C = Conforme aux attentes ; D = En dessous des attentes.
Les solutions RH pour faciliter sa gestion des entretiens
Pour aider les managers à conduire les entretiens annuels et professionnels dans leur équipe, plus question de manipuler de multiples fichiers nominatifs sur tableur, ou pire, des formulaires papier. Qu’il soit mené en face à face ou à distance, l’entretien repose désormais sur un logiciel de gestion des entretiens en ligne paramétrable, interfaçable avec les autres processus de gestion RH impliqués (formation, paie, gestion des carrières, développement des talents, dossiers centraux du personnel, etc.).
- Les bénéfices pour le service RH et pour les managers
Remettre la main sur les évaluations des années précédentes, se réapproprier le fonctionnement de la grille d’entretien, avoir en tête les collaborateurs déjà évalués et ceux qui doivent l’être… sont autant de tâches dont on se passerait bien en tant que manager et service RH.
Une solution en ligne pour la gestion des entretiens permet aux managers et aux gestionnaires RH de suivre en un coup d’œil l’état d’avancement des campagnes annuelles. Elle leur permet en l’occurrence de définir et de suivre facilement les objectifs des salariés, et ainsi de mieux valoriser leurs développements et leurs performances.
Pour le responsable RH et les managers, lancer des campagnes d’entretiens ne devrait pas prendre plus de 3 clics : choix du formulaire, sélection de la population, échéances. L’automatisation des processus de gestion des campagnes et la dématérialisation des supports (formulaires, comptes rendus…) vont largement simplifier la gestion des entretiens à toute entreprise s’équipant d’un logiciel RH.
- Les bénéfices pour les collaborateurs et leur manager
L’outil RH va à la fois faciliter l’archivage des comptes rendus pour permettre aux collaborateurs et à leur manager de mieux préparer les entretiens à venir, mais aussi fluidifier les échanges, et offrir des conditions propices à la discussion managériale et à la performance.
Il peut être intéressant de travailler avec une solution RH intégrée et basée dans le Cloud qui regroupe en un seul endroit tout un système dédié au parcours des collaborateurs.
L’important est de trouver une solution qui soit simple, connectée, évolutive, conforme, sécurisée, tout en étant accessible sur mobile pour plus de commodité.
Appliquer les bonnes pratiques pour mener ses campagnes d’entretiens annuels et utiliser un logiciel adapté à ses besoins permettent de créer les conditions favorables à une meilleure qualité d’entretiens et d’engager ses équipes à atteindre les objectifs de l’entreprise.
Pour cela, vous pouvez vous faire conseiller par un intégrateur tel que Ma Solution Gestion qui saura analyser vos spécificités et vous accompagner méthodiquement dans le choix, l’installation et le paramétrage de votre solution. C’est souvent la condition sine qua non d’un déploiement réussi !
Article rédigé en appui du guide d’entretiens de notre partenaire Lucca disponible sur simple demande ici