La fin d’année approche et l’heure de la clôture comptable de votre entreprise arrive. Il y a tant d’éléments auxquels penser que l’exercice est souvent vécu comme une contrainte.
Pourtant cette clôture comptable constitue un point crucial pour vérifier la santé financière de votre entreprise et pour définir les objectifs à venir sur l’année.
Découvrez dans cet article tous nos conseils pour réaliser de manière méthodique une clôture comptable sans erreur et sans stress.
Qu’est-ce que la clôture d’un exercice comptable ?
La vie d’une entreprise est divisée en exercices. À la fin de chaque exercice annuel, la société doit clôturer ses comptes, avant de les rouvrir pour l’exercice suivant.
La clôture des comptes correspond donc à l’achèvement des enregistrements comptables. Cette procédure obligatoire a pour but de figer les écritures comptables de l’année, et de passer à l’année suivante.
Il s’agit d’une période durant laquelle vous devez avoir rassemblé toutes les pièces justificatives et les opérations afin d’éditer le bilan de votre société.
À l’exception des professions libérales, les entreprises ont le libre choix de la date de clôture de leur exercice comptable. Généralement, celle-ci a lieu le 31 décembre. Cependant, certaines entreprises sujettes à la saisonnalité choisissent de réaliser leur clôture annuelle au 30 juin ou au 30 septembre. Chaque année fiscale doit comporter 12 mois.
Les étapes clés d’une clôture d’exercice comptable
- Etape n°1 : Lister et rassembler les pièces comptables nécessaires
Il convient d’abord de lister et de réunir l’ensemble des justificatifs des opérations comptables de l’année écoulée pour prouver à l’administration fiscale que tout est en ordre dans vos comptes.
- Etape n°2 : Etablir un planning de clôture
Ce planning va avoir trois fonctions essentielles :
– Organiser les actions à mettre en place dans le cadre de la clôture.
– Définir les dates butoirs pour rassembler chaque pièce comptable et celle pour l’assemblée générale ordinaire qui permettra d’effectuer l’approbation des comptes.
– Faire apparaitre les personnes-ressources et les dates auxquelles elles vont devoir intervenir pour fournir des documents ou donner l’accès à des outils comptables.
- Etape n°3 : Vérifier les écritures comptables
La saisie de l’ensemble des opérations de l’entreprise (ventes, achats, provisions, etc.) à la date de clôture est finalisée. C’est donc le moment de procéder à la vérification de ces écritures comptables sur la base des pièces justificatives.
La clôture des écritures comptables demande la réalisation des inventaires, ainsi que de comptabiliser l’ensemble des opérations financières qui ont impacté l’entreprise durant l’année qui se termine.
Grâce à ces informations enregistrées dans les livres de comptabilité de la société, il est possible d’établir le bilan comptable et le compte de résultat.
– Le bilan comptable (actif et passif). C’est une vue d’ensemble des chiffres de l’entreprise, qui permet de décrypter le cycle d’exploitation de votre entreprise, le financement associé, la pérennité de l’ensemble.
Pour réaliser votre bilan comptable, vous devez respecter différentes étapes :
1/ effectuer votre inventaire et enregistrer vos stocks si vous en avez,
2/ harmoniser vos comptes de gestion,
3/ effectuer le calcul et la comptabilisation des dotations aux amortissements,
4/ prendre acte des provisions,
5/ effectuer le calcul de vos impôts,
6/ prendre en compte les créances de l’entreprise (créances sociales, fiscales et clients), la trésorerie de la société, les dettes financières (emprunts bancaires et dettes), ainsi que les capitaux propres de l’entreprise,
7/ établir les justificatifs pour les soldes comptables.
– Le compte de résultat. A travers lui, vous comptabilisez les recettes et les dépenses associées de votre entreprise, ainsi que les charges fixes ou variables.
Vous informez l’administration fiscale de vos bénéfices ou pertes réalisés et de votre trésorerie.
Le compte de résultat peut aussi servir à présenter la synthèse des comptes aux actionnaires de votre entreprise et vous aider à optimiser votre fiscalité.
A retenir :
Le solde des comptes de produits et de charges consiste à vérifier la concordance et la cohérence de l’ensemble des comptes qui forment le compte de résultat. Cette étape permet de définir le solde de la balance comptable, négative ou positive, entre l’actif et le passif d’un compte, c’est-à-dire les bénéfices et les pertes.
L’arrêt des comptes du grand-livre consiste à stopper les mouvements dans les comptes de bilan. Ils sont alors totalisés et le solde définitif de chaque compte est calculé.
L’arrêt des écritures des journaux, quant à lui, consiste à faire la comparaison des colonnes débit et crédit des journaux (achats, ventes, banque, etc.) avec la balance comptable définitive après inventaire. Ceux-ci doivent correspondre.
- Etape n°4 : Calculer les impôts définitifs
La liasse fiscale est l’ensemble des déclarations fiscales, c’est-à-dire, des documents que l’entreprise produit à la clôture de ses comptes annuels. Elle peut se transmettre à l’administration fiscale uniquement via voie dématérialisée.
Les délais de dépôt pour transmettre la liasse fiscale sont imposés aux sociétés par l’administration fiscale. Ces délais sont bien sûr différents en fonction de la date de clôture des comptes pour l’entreprise.
La consultation du calendrier fiscal se fait sur : impots.gouv.fr
La liasse fiscale permet d’avoir tous les chiffres-clés (bénéfices ou pertes sur l’exercice clos) qui représentent la santé financière de votre entreprise. Ces chiffres vont vous permettre de comptabiliser l’impôt sur les sociétés final que vous allez devoir payer.
- Etape n°5 : Valider la liasse fiscale en Assemblée Générale
Avant de télétransmettre vos comptes sociaux au greffe du Tribunal de Commerce dont dépend votre entreprise, vous devez faire approuver la liasse fiscale à vos dirigeants dans un délai de six mois à compter de la clôture. Cette assemblée peut également être l’occasion de faire le point sur l’année écoulée et celle à venir pour préparer les budgets et anticiper les besoins matériels, humains, ou les changements à opérer pour assurer la croissance, et ainsi établir les grands axes du plan comptable du nouvel exercice.
- Etape n°6 : Stocker l’ensemble des documents comptables
Une fois la clôture réalisée, l’ensemble des écritures et des livres sont figés. Ils doivent alors être archivés avec les pièces justificatives afférentes.
Focus sur le fast closing
Le fast closing consiste à optimiser les processus comptables :
– pour accélérer la clôture des comptes, grâce à une réduction du nombre de jours affectés à la démarche.
– pour augmenter la fréquence de clôture des comptes, par exemple passer d’une clôture annuelle à une clôture semestrielle, ou d’une clôture des comptes trimestrielle à une clôture mensuelle.
Le fast closing conduit par essence l’entreprise à disposer plus rapidement et plus fréquemment d’une visibilité sur sa performance. Cette visibilité est de toute évidence un atout pour les décideurs de la société pour piloter avec davantage d’agilité et de réactivité.
De plus, la publication rapide de ces informations constitue un réel gage de sérieux pour l’entreprise auprès des investisseurs, des fournisseurs, des clients et des banques.
Deux types de données peuvent servir à alimenter sa clôture comptable :
– les données purement comptables générées automatiquement.
– les données produites par les collaborateurs : notes de frais, dépenses, ventes, devis, commandes…
Pour disposer d’informations justes rapidement, il s’avère donc nécessaire de rationaliser et d’optimiser les processus de production de l’information financière et comptable.
Clôture annuelle, semestrielle, trimestrielle… Peu importe la fréquence choisie par votre entreprise, les bonnes pratiques pour réussir l’exercice sont de :
– faire preuve de rigueur toute l’année dans le classement des documents, la saisie régulière des opérations, etc.
– se doter de bons outils informatiques tels qu’une plate-forme de stockage et de partage de fichiers permettant aux différents interlocuteurs de déposer leurs justificatifs en toute autonomie. Et surtout, d’un logiciel comptable adapté aux besoins de l’entreprise pour la simplification de la gestion quotidienne des flux économiques (factures, notes de frais, etc.).
Pour l’acquisition d’un système d’information comptable, faites-vous accompagner d’une société experte en logiciel de comptabilité comme Ma Solution Gestion.