L’article 26 de la loi de finances rectificative pour 2022 du 16 août 2022 prévoit l’obligation de facturation électronique dans les échanges entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France.
Un première fois décalée, la date d’entrée en vigueur du dispositif est fixée à septembre 2026.
Pour ne pas être pris au dépourvu par ce changement d’organisation complet pour les factures entrantes et sortantes et pour être en conformité avec ce que la loi exige, il est préférable de s’y préparer dès aujourd’hui.
Voici donc les points essentiels pour un passage en douceur.
1/ Informer et former ses collaborateurs à ce changement
La mise en place de la facturation électronique implique un changement organisationnel et culturel au sein de l’entreprise. Il est donc essentiel d’accompagner les collaborateurs dans cette transition et de les former aux nouveaux outils et process.
2/ Nettoyer ses fichiers clients et fournisseurs (bases de données)
Les Plateformes de Dématérialisation Partenaires qui assurent l’interface indispensable à la transmission des factures entre l’entreprise émettrice et l’entreprise réceptrice identifieront les entreprises concernées par chaque opération via leur numéro de SIRET. Pour pouvoir facturer, il faudra disposer d’un fichier tiers associant de manière certaine les numéros de SIRET avec la dénomination de chaque entité concernée. Toute facture dont le libellé ne sera pas juste et complet sera bloquée. Par conséquent, les entreprises doivent actualiser chaque compte client et chaque compte fournisseur, pour s’assurer qu’elles disposent du bon SIRET.
3/ Mettre en conformité le contenu de ses factures
Le passage à la facture électronique s’accompagne d’un enrichissement de la liste des mentions obligatoires à faire figurer sur une facture :
– Identité du vendeur : dénomination sociale ; SIRET ; adresse du siège social ; forme juridique ; capital social ; numéro de TVA intracommunautaire
– Identité de l’acheteur : dénomination sociale ; adresse du siège social ; adresse de facturation ; numéro de TVA intracommunautaire
– Date de l’émission de la facture
– Numéro unique de la facture, basé sur une séquence chronologique
– Date de la livraison ou de la prestation de service
– Numéro du bon de commande ou références de commande
– Désignation du produit ou de la prestation, en qualité et en quantité
– Prix hors taxes du produit et de la prestation
– Majoration éventuelle de prix : frais de transport ou d’emballage, par exemple
– Taux de TVA applicable(s)
– Remise éventuelle
– Somme totale à payer : HT et TTC
– Date de règlement et mention des conditions : escompte pour paiement anticipé, pénalités en cas de retard
– Garantie légale de conformité lorsqu’elle s’applique
4/ Choisir et déclarer sa plateforme partenaire
Pour la transmission des factures vers les clients et la réception des factures adressées par les fournisseurs, chaque entreprise est libre de choisir le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), voire plusieurs. Mais elle a l’obligation d’indiquer son choix pour pouvoir continuer à émettre et à recevoir des factures.
Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire est un prestataire de services privé qui assurera la transmission des factures de ses clients aux entreprises destinataires.
Elle aura plusieurs rôles :
- Emettre, transmettre et réceptionner la facture électronique du fournisseur au client. Dans son rôle d’intermédiaire, elle pourra convertir la facture établie par le fournisseur dans un format qui convient au client. Ces opérations s’effectueront dans des conditions qui devront notamment assurer le maintien de l’intégrité des données, leur authenticité, leur lisibilité et leur exhaustivité ;
- Extraire et transmettre certaines données de la facture à l’administration fiscale (par exemple, identification du fournisseur et du client, montant HT de l’opération, montant de la TVA due, taux de TVA appliqué…) ;
- Transmettre à l’administration des données de transactions qui ne font pas l’objet d’une facture électronique ;
- Transmettre des données de paiement pour l’ensemble des opérations.
L’intérêt de recourir aux Plateformes de Dématérialisation Partenaires réside dans le bénéfice de services à valeur ajoutée, tels que :
- La fourniture d’une attestation de transmission de chaque facture à son destinataire ;
- Le suivi et les relances ;
- L’archivage des factures et des documents afférents (bon de commande…) ;
- Le rapprochement des factures et des paiements ;
- Diversité des formats de factures proposés et conversion possible : Factur-X, UBL, CII ;
- Signature électronique ;
- Intégration dans un CRM ;
- Gestion des litiges ;
- Gestion de notes de frais ;
- Rapports et analyses ;
- Génération d’écritures comptables associées aux factures de ventes et d’achats.
Avant de s’engager auprès d’une PDP, il est préférable d’attendre la publication officielle par la DGFiP de la liste des PDP accréditées par l’Etat.
Choisir de transmettre et de recevoir ses factures via le Portail Public de Facturation a pour avantages :
- La gratuité ;
- L’assurance d’une totale conformité avec les réglementations fiscales ;
- L’accessibilité à tous ;
- La fiabilité et le respect des normes de sécurité des données en vigueur.
5/ S’assurer que sa solution de gestion sera compatible avec le dispositif
Il est conseillé de se rapprocher de son intégrateur afin de faire monter en dernière version les solutions de gestion impactées par la facture électronique. Cette condition est indispensable pour être prêt à accueillir sans bug les dernières fonctionnalités fournies par l’éditeur, conformes au cahier des charges imposés par l’administration comme le format des factures émises (UBL, CII ou Factur-X).
Le passage à la facturation électronique est un enjeu qui dépasse le strict cadre réglementaire. Il constitue une opportunité pour les entreprises de sauter le pas de la digitalisation. Mais cela implique une réflexion en profondeur et un accompagnement par un intégrateur tel que Ma Solution Gestion pour en tirer le maximum de bénéfices et réussir pleinement sa transformation digitale.