Données éparpillées dans de nombreux dossiers, données obsolètes, données erronées, doublons… les équipes RH sont souvent dépassées par la collecte et le traitement des données RH. Il existe pourtant des solutions et des bonnes pratiques pour collecter, centraliser, exploiter et suivre les informations des collaborateurs depuis la signature de leur contrat jusqu’à leur départ de l’entreprise.
Et si c’était le moment de remettre les choses à plat pour y voir plus clair ?
Les enjeux d’une bonne gestion des données RH
- Répondre aux exigences légales
La manipulation des données personnelles relatives aux salariés est nécessaire dans le quotidien des RH, mais strictement encadrée, notamment par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) dont voici les 4 grands principes :
Finalité et pertinence de la donnée : celle-ci doit viser un but précis, légal et légitime, autrement dit l’employeur ne doit pas collecter plus de données que nécessaire. Par exemple, vous n’avez pas besoin de demander un permis de conduire si le salarié n’est pas amené à conduire. A l’inverse, il est tout à fait pertinent de connaître sa pointure s’il doit porter des chaussures de sécurité.
Conservation de la donnée limitée dans le temps : généralement entre 2 et 5 ans selon la nature des données. Ce délai de prescription peut varier selon les conventions collectives. L’archivage des données permet notamment de se prémunir en cas de futurs litiges.
Sécurité et confidentialité : l’employeur doit prouver que toutes les mesures sont prises pour garantir la sécurité et la confidentialité des données (limitation des accès, formations du personnel manipulant les données…).
Reconnaissance du droit des personnes : les salariés doivent être informés des données collectées, savoir dans quel but et pour combien de temps elles le sont (cela concerne également les candidats non retenus pour un poste). L’employeur doit en garantir l’accès, la modification et la suppression.
Une bonne gestion des données collaborateurs est également primordiale pour établir les documents et rapports légaux qui vous sont demandés. Le rapport BDESE (Base de données économiques, sociales et environnementales) destiné au CSE, le RAU (Rapport annuel unique), le bilan social, l’index égalité femmes-hommes, la DOETH (Déclaration obligatoire d’emploi des travailleurs handicapés) ou encore les bilans à 6 ans (formations réalisées par les salariés sur les 6 dernières années) en sont quelques exemples.
- Fiabiliser la paie avec des données justes
La production de la paie est un processus complexe qui implique de nombreux éléments dans son calcul. Il faut ainsi procéder chaque mois :
– à la mise à jour des salaires et du dossier du personnel : augmentations, variables, coordonnées bancaires et postales, etc ;
– à la gestion des entrées/sorties des collaborateurs (DPAE, solde de tout compte) ;
– à la collecte, au contrôle et au traitement des données variables (appelées fréquemment EVP pour Éléments Variables de Paie) : saisie des heures supplémentaires, saisie des absences, des congés payés et des arrêts maladie, déclaration des notes de frais…
L’exactitude et le transfert en temps et en heure de cette quantité importante d’informations sont indispensables pour procéder au calcul des salaires et des cotisations. Une gestion des données efficace et centralisée facilite indéniablement la collecte et la transmission des différents éléments.
Les bonnes pratiques pour exploiter efficacement les données de ses collaborateurs
Le service RH est amené à collecter une quantité importante d’informations tout au long du parcours collaborateur. Traiter cette multitude de données se transforme bien souvent en une usine à gaz pour les équipes RH, ce qui complique leur utilisation et leur analyse au quotidien.
- Identifier, collecter et catégoriser les données pertinentes
Afin d’optimiser la gestion RH, il est recommandé de ne conserver que les données utiles, que ce soit pour :
– répondre aux obligations légales comme la constitution du contrat de travail, la déclaration des cotisations, etc ;
– gérer les tâches administratives et RH du quotidien comme la gestion de la paie ou le suivi des salariés (évolution, performance des équipes, maintien des compétences, satisfaction des salariés quant à leurs missions…) ;
– accompagner les objectifs stratégiques de l’entreprise (recruter, faire monter en compétences les collaborateurs actuels…).
Une fois les données nécessaires identifiées, il convient de les catégoriser par section ou par processus métier pour pouvoir les exploiter plus facilement. Elles peuvent être classifiées comme suit (liste de données non exhaustive) :
– Informations personnelles : identité, coordonnées postales et bancaires, situation familiale, date de naissance, contact d’urgence, téléphone personnel, niveau de formation, nombre d’enfants, email professionnel, service de rattachement, téléphone professionnel, site (en cas de gestion multisites), manager, modalités de télétravail
– Contrat : type de contrat, date de début de contrat, date de fin de période d’essai, CSP ;
– Paie : numéro de sécurité sociale, rémunération, coefficient et échelon, temps de travail ;
– Carrière : poste occupé, qualification, date d’entrée sur le poste, mobilité envisagée ;
– Formation : souhaits de formation, certifications, formations suivies, date de la dernière formation ;
– Entretiens : axe de développement principal, évolution de poste envisagée, historique et synthèse des entretiens, date du dernier entretien professionnel.
- Centraliser les données RH pour faciliter la recherche et l’analyse
Pour une performance optimale et une interprétation des données plus simple, centraliser les informations est devenu incontournable. En voici les bénéfices principaux :
– disponibilité : avec la centralisation, l’éparpillement des données est limité ce qui diminue le risque de perte et facilite la fourniture d’informations et de documents lors d’un contrôle Urssaf ou de l’inspection du travail ;
– partage : les informations sont accessibles facilement par les collaborateurs grâce à un outil central, ce qui facilite la collaboration, surtout lorsque plusieurs services travaillent ensemble ;
– intégrité : chaque collaborateur a accès à la même information dans votre entreprise, le risque d’incompréhension et d’asymétrie de l’information est ainsi restreint. Cet élément est d’autant plus important dans le cas d’une gestion multisite que ce soit en France ou à l’international.
- S’équiper d’outils RH pour consolider l’ensemble des données collaborateurs
Les données peuvent provenir de différents outils comme les logiciels dédiés à la gestion des temps, des congés et des absences, de la rémunération, etc. Pour éviter la multiplication des sources et les ressaisies multiples, il est préférable de s’équiper d’un SIRH pour centraliser toutes les données RH. L’objectif étant de pouvoir piloter les différents processus aisément au sein d’une interface unique et de naviguer facilement d’une application à l’autre avec une expérience utilisateur fluide.
Une mauvaise gestion de ses données RH peut avoir de graves conséquences sur la santé de votre entreprise. Il est parfois plus prudent de se faire accompagner par un intégrateur tel que Ma Solution Gestion qui saura analyser vos spécificités et vous accompagner méthodiquement dans le choix, l’installation et le paramétrage d’une solution RH.