Dans le secteur des ressources humaines et du traitement de la paie, les process et les technologies évoluent à une vitesse record. Combinés à la législation en matière de paie qui change régulièrement, il résulte de ces évolutions un certain nombre d’enjeux majeurs pour les entreprises, les gestionnaires de paie et les salariés.
Les volontés des entreprises
- Réduire le coût financier, temporel et humain
La digitalisation de la paie représente l’opportunité de réduire ces différents coûts, sans pour autant impacter la qualité de service :
– Un coût financier, car il est nécessaire d’imprimer les bulletins et de les envoyer au format papier.
– Un coût temporel, car l’édition des fiches de paie et leur vérification sont des démarches chronophages pour les gestionnaires de paie.
– Un coût humain, car la gestion du poste nécessite de nombreuses démarches administratives à faible valeur ajoutée, dont l’intérêt peut être limité pour le service RH.
- Favoriser la dématérialisation des bulletins de salaire
Comme le dispose la loi Travail, la décision de dématérialiser les fiches de salaires revient uniquement à l’employeur. Malgré tout, les salariés sont en droit de s’opposer à la dématérialisation de leurs bulletins de salaire.
Plus que jamais, il est donc essentiel de convaincre à l’interne sur l’intérêt de la digitalisation du poste, en raison des nombreux avantages offerts (économies de papier, gain de temps, etc.). Ce travail de sensibilisation doit non seulement être réalisé auprès des salariés, mais aussi et surtout auprès du service RH & paie. L’objectif est double : Lever les réticences existantes et faire des gestionnaires de paie les premiers ambassadeurs de la digitalisation des process.
Les fortes attentes des gestionnaires de paie
- S’assurer de la conformité réglementaire du poste paie
En raison d’une réglementation mouvante, la paie est confrontée à toujours plus d’enjeux de conformité. Respect de la réglementation, qualité des informations, sécurisation des données et du processus de paie, périodicité d’envoi, choix du mode de paiement… autant de variables qui peuvent complexifier la tâche des gestionnaires de paie.
Apportant souplesse et modularité, la digitalisation peut être un levier pour répondre à ces enjeux. À titre d’exemple, elle peut favoriser le respect de certaines obligations réglementaires, dont :
– la mise à disposition des bulletins durant une période minimale ;
– la garantie de l’intégrité, de la disponibilité et de la confidentialité des fiches de paie ;
– la faculté pour les salariés d’accepter ou de refuser la dématérialisation ;
– la sécurisation des données personnelles ;
– les délais de délivrance des fiches de paie.
- Automatiser les processus de paie et d’administration du personnel
L’automatisation des tâches permet à la fois de réduire les risques d’erreur humaine ; d’améliorer la collecte et l’analyse de données ; d’augmenter l’efficacité des processus de paie. Elle est idéale dans les situations dont les résultats sont simples, répétitifs et prévisibles comme l’élaboration des bulletins de paie, le paiement des salaires ou les déclarations de charges sociales.
Le temps gagné via l’automatisation va notamment permettre aux gestionnaires de paie de se consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée. Ils vont notamment pouvoir :
– répondre aux interrogations des salariés sur leur paie ;
– accompagner les collaborateurs dans leurs droits, notamment en matière de formation ;
– sensibiliser sur l’intérêt d’une paie dématérialisée ;
– se préparer aux évolutions réglementaires et accompagner le changement auprès des salariés.
Les besoins des salariés
- Clarifier le bulletin de salaire
En raison de ses nombreuses spécificités, le bulletin de paie est un document relativement technique pour les non-initiés. Pour les salariés, il peut donc s’avérer difficile de comprendre la nature, le montant et l’objet des cotisations, le reliquat des congés payés, les droits acquis pour la formation ou encore le montant et le fonctionnement du prélèvement à la source.
Pensée dans la droite lignée du bulletin de paie simplifié, dont elle est une évolution, la personnalisation de la paie rendue possible grâce à la digitalisation du poste permet de favoriser la compréhension des fiches de salaire par les collaborateurs. Elle offre :
– une meilleure visibilité des cotisations salariales et patronales ;
– une vision analytique, pour chaque catégorie de risque, des cotisations versées (santé, accidents, retraite, famille et chômage) ;
– une lisibilité accrue du prélèvement à la source ;
– le détail des avantages et droits des salariés : formation, congés payés, participation de l’employeur à la couverture sociale (mutuelle et prévoyance collectives) et aux titres-restaurant ou encore avantages en nature (véhicule, logement, etc.).
- Faciliter la recherche et la conservation des bulletins
Au quotidien, les salariés peuvent avoir besoin de leurs fiches de paie pour de nombreuses démarches : recherche d’un logement, demande à la Caf, inscription à Pôle emploi, souscription d’un emprunt, etc. Or, ces bulletins sont plus susceptibles d’être perdus au format papier.
Le coffre-fort numérique répond véritablement aux attentes des salariés. Pour preuve, il permet notamment de :
– centraliser tous les documents de paie sur une plateforme unique, accessible via ordinateur, tablette ou Smartphone ;
– proposer un accès gratuit, autonome et illimité à leurs documents aux salariés ;
– disposer d’une lecture simplifiée grâce au détail des fiches de paie ;
– retrouver plus facilement des documents grâce à un outil de recherche au sein de la base de données ;
– proposer des fonctionnalités complémentaires, notamment pour analyser les bulletins de salaire ;
– simplifier les démarches administratives personnelles (renouvellement de passeport, inscription sur les listes électorales, etc.), la plateforme étant connectée à des organismes tiers (Caf, ANTS, etc.).
En plus d’être un gage d’autonomisation, l’usage du coffre-fort numérique individuel renforce la protection des documents RH, dont les bulletins de salaire. Non seulement les données sont sécurisées, mais les fiches de paie sont certifiées conformes. Les actions sont également plus facilement traçables : chaque document est classé, horodaté et archivé.
Le domaine de la gestion de la paie n’échappe pas à l’accélération de la transformation digitale et chaque intéressé au sein d’une entreprise en a des attentes différentes. Le choix de digitaliser à 100% sa gestion de la paie est propre à chaque entreprise. Pour s’assurer de faire les bons choix dans les process et les outils, il est parfois plus prudent de se faire accompagner par un intégrateur tel que Ma Solution Gestion qui saura analyser les spécificités de votre entreprise et vous guider méthodiquement dans votre transformation numérique.