La gestion de la paie ne se résume pas à l’édition de bulletins de paie. En effet, la gestion de la paie est une mission qui s’inscrit dans des domaines vastes tels que le juridique, la comptabilité et le social. Elle peut être réalisée en interne ou en gestion externalisée auprès d’une entreprise de sous-traitance de la paie.
Une entreprise qui souhaite gérer sa paie en interne devra s’équiper d’un logiciel de gestion de la paie paramétré selon les spécificités de son métier.
Le logiciel de gestion de la paie
Un logiciel de paie est un outil informatique permettant de gérer la paie d’une entreprise de manière automatisée et simplifiée.
Il existe deux types d’hébergement de logiciels :
- En monoposte : installation du logiciel sur les ordinateurs ou sur le réseau informatique de l’entreprise
- En mode SaaS : installation du logiciel sur les serveurs de l’éditeur
Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de la paie
Les logiciels de gestion de la paie intègrent les fonctions standards pour la préparation des paies :
– Réalisation et personnalisation des bulletins de salaire
– Report automatique des éléments constants
– Calcul des paies à l’envers
– Gestion des acomptes
– Prélèvement à la source
– Statuts bulletins validés et bulletins payés
– Bulletins complémentaires et bulletins de rappel
– Bulletins de paie clarifiés
– Bulletins de paie dématérialisés
– Edition des duplicatas de bulletins
– Double stockage des bulletins clarifié et détaillé
Les logiciels sont tous paramétrables afin de répondre au mieux aux spécificités de chaque entreprise. D’autres fonctionnalités comme la gestion des absences et indemnisations maladie peuvent être activées. Il est important de bien se renseigner sur l’étendue d’une solution avant d’en faire l’acquisition.
Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion de paie ?
Un logiciel de gestion de paie bien paramétré présente de nombreux atouts pour une entreprise :
- Gain de temps et de productivité grâce à l’automatisation des déclarations, des calculs de paie et grâce au transfert des écritures vers la comptabilité
- Conformité légale et réglementaire grâce à la mise à jour automatique et en temps réel des règles légales et conventionnelles effectuée par l’éditeur du logiciel en mode Saas
- Traçabilité et sécurisation des données sociales, financières et fiscales pour une conformité au RGPD optimale
Comment bien choisir son logiciel de gestion de paie ?
Il existe une offre conséquente en matière de logiciel de gestion de paie. Pour bien choisir votre logiciel, vous devez vous poser les bonnes questions et définir précisément vos besoins en paie.
Pour votre prise de décision, nous vous conseillons de porter une attention toute particulière aux critères de choix suivants :
- Les besoins de votre société
L’adéquation entre votre logiciel et vos besoins est primordiale. En amont de votre projet, il vous faut lister les outils dont vous avez besoin au quotidien et ceux dont vous pourriez avoir besoin à l’avenir. En face de chaque outil, détaillez les fonctionnalités que vous souhaitez utiliser en les priorisant.
- Le type de logiciel et la mise à jour
Vous avez le choix entre un logiciel à installer sur votre ordinateur ou une application hébergée sur une serveur à distance.
Les logiciels de paie en ligne ont l’avantage d’être mis à jour automatiquement et d’être utilisés partout. Les logiciels à télécharger sur votre poste possèdent eux une profondeur fonctionnelle très importante.
- L’ergonomie, la formation et l’assistance
Le logiciel doit être doté de fonctionnalités intuitives et se manipuler facilement. La plupart des éditeurs proposent de tester gratuitement leur solution avant de vous engager. Un bon moyen de vous assurer que l’outil est adapté à vos pratiques.
Une formation sera à prévoir si le niveau de compétence technique des utilisateurs s’avère trop faible. De même, il vous faut évaluer votre besoin de support dans le temps. Il s’agit là d’un autre point important afin de pouvoir bénéficier d’une assistance pour résoudre les éventuels futurs erreurs et blocages des utilisateurs.
- L’éditeur de logiciel
Le choix peut s’opérer de lui-même une fois que vous avez listé les éléments vus précédemment, ou pas. Pour vous faciliter la tâche, n’hésitez pas à vous renseigner sur les références clients de l’éditeur, sur sa santé financière, sur les innovations à venir. Mais aussi, sur la satisfaction de vos confères envers leur propre équipement.
- Le budget
Vous devez définir rapidement l’enveloppe budgétaire que vous êtes capable d’investir dans l’acquisition de votre future solution de gestion. Ce budget doit être proportionnel aux objectifs que vous vous êtes fixés et aux besoins que vous avez identifiés.
Les bénéfices du mode Saas
Le mode SaaS (Software as a Service) présente de nombreux avantages par rapport aux logiciels « classiques » de gestion de la paie. Il ne nécessite pas d’installation de logiciel sur un poste ou sur un serveur. Il n’exige pas d’investissement dans l’achat de licence. Il permet une connexion sécurisée au logiciel de n’importe quel endroit et n’importe quand via une simple connexion internet. Et il permet de bénéficier de mises à jour automatiques afin d’être en conformité avec la réglementation.
L’externalisation de la paie
Une entreprise qui n’a pas de ressources internes (comptabilité, RH) ou qui ne détient pas une connaissance pointue de la gestion de la paie, des réglementations et des évolutions légales pourra déléguer à un prestataire externe la prise en charge partielle ou totale de l’exploitation de sa paie. C’est ce qu’on appelle l’externalisation de la paie.
L’externalisation de la paie est dite « totale » lorsque que la totalité des opérations liées à la gestion courante de la paie des salariés est confiée à une société externe.
L’externalisation de la paie est dite « partielle » lorsqu’un prestataire externe met à la disposition d’une entreprise un accès à un logiciel de gestion pour la saisie de ses variables de paie et lui fournit des prestations complémentaires.
Chaque entreprise déterminera le niveau d’externalisation adapté à ses besoins.
Pourquoi externaliser votre paie ?
D’autres raisons que celles évoquées précédemment peuvent motiver votre entreprise à externaliser sa paie.
- Vous trouvez que la production des bulletins de paie est de plus en plus compliquée.
- Vous passez trop de temps en formation, en veille légale, en modification des paramétrages de votre logiciel.
- Vous n’êtes jamais certain(e) de la conformité de vos bulletins de paie.
- Vous n’avez pas l’esprit tranquille et vous craignez un redressement de la part de l’URSSAF.
- Vous trouvez que le service paie vous coûte trop cher.
Les avantages de l’externalisation de la paie
- La diminution du risque d’erreur
Le prestataire est un expert dans ce domaine. Il se tient informé des évolutions de la réglementation et utilise un logiciel constamment mis à jour.
- L’optimisation du temps de travail
Les services Ressources Humaines et Comptabilité peuvent se concentrer sur d’autres missions à plus forte valeur ajoutée (recrutement, le suivi et la formation du personnel…)
- Le coût
Le coût d’un bulletin de paie ne se limite pas au salaire du gestionnaire et les charges sociales associées. Il faut ajouter les frais de logiciel de paie, de maintenance de celui-ci, de formation. Il est donc important de bien comparer les coûts.
De plus, les experts de l’externalisation de la paie proposent très souvent un coût de prestation au bulletin de paie édité. Ce qui permet de mieux maîtriser son budget.
Le choix de s’équiper d’un logiciel de gestion de la paie ou d’externaliser la paie est propre à chaque entreprise. Mais pour éviter toute erreur, il est parfois plus prudent de se faire accompagner par un intégrateur tel que Ma Solution Gestion qui saura analyser les spécificités de votre entreprise et vous guider méthodiquement dans votre choix.