Les données d’une entreprise sont essentielles pour aider à une prise de décision. Le challenge réside en la capacité à rassembler les données et les structurer, de manière simple. Il faut également sélectionner un outil capable de les générer et de les exploiter.
Le reporting : l’outil de lecture et d’interprétation des données
Le reporting est une photographie d’une situation à un instant T. C’est un outil qui présente les données essentielles à la compréhension d’un environnement professionnel. Ainsi, il permet aux dirigeants d’avoir un regard global sur une activité, sur un service ou sur l’ensemble de l’entreprise. Les enjeux du reporting sont à la fois structurels, économiques, humains et cognitifs.
Il est utile/primordial pour faire un point régulier sur la stratégie de l’entreprise, les moyens mis au service de cette stratégie et les résultats obtenus.
Les étapes clés d’un bon reporting
Pour qu’un reporting soit le plus compréhensible et pertinent possible par ses destinataires, il est indispensable de suivre quelques règles :
- Le choix des objectifs du reporting : Qu’est-ce qui doit être mis en lumière ? Les performances, les résultats ou les marges de progression ? Les objectifs concernent l’évaluation des données d’un secteur, d’un département ou de l’entreprise de façon globale ? De ces objectifs émanent les KPI (Indicateurs clés de performance) permettant de mettre en place des actions précises ayant un sens pour faciliter la prise de décision.
- Structuré vos tableaux de reporting: L’adage « trop d’information tue l’information » est bien connu. C’est probablement la phase la plus difficile car il faut trouver le juste milieu. Il faut dissocier le reporting « business » du reporting technique/suivi clients et se fixer une limite maximale dans le nombre de tableaux. Il faut également s’assurer que certains tableaux ne sont pas redondants.
- Qui doit recevoir le/les tableaux de reporting: A qui s’adresse le(s) rapport(s) : DG, DAF, DRH, DSI… ? L’identification des personnes intéressées permet de déterminer les indicateurs essentiels à faire apparaître et les moyens de les partager.
- La collecte de données: Une fois les données identifiées grâce aux objectifs et aux cibles, il faut les collecter. C’est le rôle du data management. Il consiste à fiabiliser, collecter, stocker, exploiter et sécuriser les données d’une entreprise. Ce processus d’extraction et de gestion des données est aussi appelé ETL (pour Extract / Transform / Load).
- La transformation des données en information: La data analyse (ou analyse des données) est certainement la phase la plus importante car elle va permettre de comprendre les données. Grâce à la data analyse, les managers peuvent identifier des relations entre différents indicateurs interne tels que le niveau des ventes et le positionnement d’une promotion tarifaire. Mais aussi des relations entre des facteurs externes comme des indicateurs économiques, la concurrence, ou des informations démographiques.
- L’optimisation du rapport: Pour ne pas perdre l’attention de ses destinataires, un rapport doit être concis. Pour cela, il ne doit présenter que les indicateurs essentiels à la compréhension d’une situation. Pour aider les entreprises à s’approprier leurs données plus simplement et efficacement, il existe une solution : la data visualisation. La data visualisation consiste à transformer des données complexes en représentations simples et visuelles pour faciliter leur compréhension, leur exploitation, leur diffusion et leur mémorisation : graphique, histogramme, camemberts, cartes… Ainsi, la data visualisation rend l’information accessible à tout le monde et fournit non seulement un support d’aide à la décision stratégique pour les décideurs, mais aussi un support de pilotage opérationnel pour tous les collaborateurs. D’un reporting à l’autre, il est recommandé de choisir des indicateurs et des visuels similaires qui deviendront le référentiel visuel des lecteurs.
- L’automatisation : Une fois le reporting mis en place, il est important que les utilisateurs le reçoivent régulièrement et que les données soient mises à jour au quotidien. Il faut donc automatiser les processus de mise à jour (périodicité) et de diffusion des rapports, et les stocker dans un endroit facilement identifiable.
Au delà de ces conseils pratiques, il faut avoir en tête qu’un reporting est un outil interactif et évolutif. Cela signifie que les rapports doivent évoluer au moins chaque année.
Les outils de reporting et les critères à prendre en compte
Pour aider les entreprises à construire leurs rapports, il existe des solutions de Business Intelligence. Aussi appelée « informatique décisionnelle » ou plus communément « BI », la Business Intelligence désigne l’ensemble des outils permettant aux entreprises d’analyser leurs données au profit de leurs prises de décisions. La BI permet de se connecter à toutes les données provenant de multiples sources, de les mettre en forme pour favoriser leur analyse et de partager l’information à la bonne personne et au bon moment.
En effet, ces solutions de Business Intelligence sont capables de :
- D’aller chercher les données dans les différentes bases de données (ERP, CRM, logiciel de trésorerie, logiciel de suivi des tickets de hotline,…). Cela signifie que l’outil doit disposer « d’interfaces prêtes à l’emploi » pour gagner du temps lors de l’élaboration des tableaux de reporting.
- Combiner les données issues d’une multitude de sources (ERP, CRM, logiciel comptable, fichiers plats…) pour obtenir une vue d’ensemble unifiée et à jour des activités et des marchés de l’entreprise.
- Transformer les données en analyses avancées et croiser les données de l’entreprise pour monitorer l’activité, évaluer les performances réalisées et identifier les opportunités.
La sous-traitance du reporting à un expert
Selon sa taille et ses ressources internes, une entreprise peut choisir de confier la construction et la maintenance de ses reportings à un prestataire externe.
En effet, la mise en place de reportings nécessite une bonne connaissance de l’outil à paramétrer. Plutôt que de dédier une personne non qualifiée à cette tâche et se risquer à des erreurs, il est parfois préférable pour une PME de la sous-traiter à une société experte en logiciel de reporting comme Ma Solution Gestion.