La gestion des congés et des absences au sein d’une entreprise peut se révéler très complexe. Entre le calcul des droits à congés, la mise à jour régulière du planning des absences ou le suivi de l’évolution du cadre légal, il est parfois difficile de s’y retrouver. Pourtant, il existe des moyens de gérer les congés et les absences simplement et efficacement.
Les enjeux de la gestion des congés et absences
La gestion des congés et des absences a pour but :
– de simplifier le processus de demande de congés et de validation d’une absence ;
– de donner aux collaborateurs plus de visibilité sur leur solde de congés ;
– d’assurer la fiabilité des informations transmises aux salariés ;
– de partager un planning de congés disponible pour tous ;
– d’éviter les erreurs de comptabilisation
Les différents types de congés
- Les congés les plus courants
– Les congés payés ;
– Les congés sans solde ;
– Les arrêts maladie ;
– Les congés parentaux ;
– Les absences pour mariage, naissance ou décès d’un proche ;
– La récupération d’heures supplémentaires.
- Les congés spéciaux
Les congés spéciaux sont en supplément des congés payés et des jours fériés. Ces congés sont encadrés par le Code du travail, une convention collective, un accord de branche ou d’entreprise. Les congés spéciaux peuvent être pour :
– raisons familiales ;
– création d’entreprise ;
– projet de transition professionnelle ;
– convenances personnelles ;
– activités civiques et sociales.
Les astuces permettant de gérer les congés et les absences plus sereinement
- Anticiper les périodes de congés pour bien préparer les plannings et les back-ups éventuels.
Il revient à l’employeur de maîtriser l’organisation des congés payés au sein de son entreprise. Et pour cause, un départ massif et mal géré de salariés ne sera pas sans poser de problèmes d’organisation.
Il est important de pouvoir anticiper les absences afin d’assurer le roulement du personnel. Pour cela, il incombe alors aux managers de chaque équipe de centraliser les demandes de congés de chaque collaborateur et d’organiser les absences de chacun de sorte à permettre la continuité d’activité. Pour cela, un planning de congés est inévitable. Il facilite la vision globale des congés des salariés et assure que tout concorde dans les absences.
- Fixer des règles de base et bien communiquer sur sa politique de congés auprès des collaborateurs.
Une bonne gestion des congés passe avant tout par des règles de base bien établies qui permettront de gérer les congés plus facilement et équitablement. Par exemple, pour l’attribution des congés, il est possible de déterminer des critères de priorité comme l’ancienneté ou la situation familiale des collaborateurs.
En cas d’activité en continue, l’entreprise peut définir une règle permettant de limiter le nombre de salariés qui peuvent prendre des congés en même temps ou de fixer un nombre maximum de semaines de congés consécutives.
La diffusion de ces règles auprès des salariés limitera tout risque de contestation de ces derniers.
- Faire de la digitalisation un levier de performance
Le suivi des congés est une tâche tellement pénible qu’il est naturel de vouloir en digitaliser la gestion.
Pour cela, il existe des solutions spécialisées RH simple à prendre en main qui offrent des fonctionnalités de gestion de congés et d’absences avancées et dont voici les principaux bénéfices :
– Une plus grande autonomie des collaborateurs dans la gestion de leurs congés
Grâce aux logiciels et aux applications, les salariés peuvent visualiser leur planning, consulter leur solde de congés mis à jour automatiquement et poser directement une demande sans avoir besoin de s’adresser à leur service RH. De plus, en version Saas, ils auront accès à leurs données n’importe où et n’importe quand, ce qui représente un atout non négligeable à l’heure de la généralisation du télétravail et de la mobilité.
– Un gain de temps pour les RH
Du côté des RH, cette mise à disposition d’un outil digital aux collaborateurs leur permet de se décharger de tâches à faible valeur ajoutée. Ils n’ont plus à intervenir manuellement dans la gestion des congés.
– Une visibilité immédiate du planning
La gestion digitale des congés permet aux managers et aux services RH d’avoir une visibilité claire et instantanée des plannings et des demandes de congés en cours. Cette fonctionnalité permet ainsi d’assurer une meilleure gestion du personnel et d’éviter les chevauchements d’absences pouvant ralentir ou bloquer l’activité de l’entreprise.
– Une plus grande sécurisation des données
Grâce à la dématérialisation des demandes de congés, il n’y a plus de risques de perte de demande comme ce peut être le cas en version papier, et les données restent confidentiels.
– Une meilleure fiabilité de la paie
Les solutions digitales réduisent tout risque d’erreur dans les plannings et dans les bulletins de salaires grâce à leur connexion en temps réel avec le logiciel de paie de l’entreprise. La préparation des bulletins de salaire est ainsi simplifiée et automatisée.
Le meilleur outil de gestion des congés pour votre entreprise est celui qui répondra parfaitement à vos besoins, à votre mode de fonctionnement et à votre activité. Un mauvais choix de logiciel serait infructueux pour votre service RH. Il est donc plus prudent de se faire accompagner par un intégrateur tel que Ma Solution Gestion qui saura analyser vos spécificités et vous accompagner méthodiquement dans le choix, l’installation et le paramétrage de votre solution. C’est souvent la condition sine qua non d’un déploiement réussi !